Was die Kleinunternehmerregelung seit 2025 bedeutet
§ 19 UStG befreit bestimmte Umsätze kleiner Unternehmen von der Umsatzsteuer. Grundsätzlich darf der maßgebliche Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten. Der Gesamtumsatz wird nach den gesetzlichen Regeln ermittelt; er ist nicht einfach der Gewinn oder eine einzelne Shopify-Auszahlung.
Die Befreiung gilt für den Unternehmer, nicht nur für einen Shop. Umsätze aus weiteren Shops und anderen unternehmerischen Tätigkeiten können deshalb ebenfalls zählen. Bei befreiten Umsätzen gibt es grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Ein freiwilliger Verzicht auf die Regelung bindet grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre.
Gründungsjahr und bestehendes Unternehmen unterscheiden
Wenn du die unternehmerische Tätigkeit neu aufnimmst, gilt im ersten Kalenderjahr die Grenze von 25.000 €. Die 100.000-€-Grenze ist hier nicht anwendbar. Bereits der Umsatz, mit dem du 25.000 € überschreitest, fällt unter die Regelbesteuerung.
Beispiel Gründung: Du startest 2026 und erzielst 40.000 € maßgeblichen Umsatz. Du bleibst nicht für das gesamte Jahr Kleinunternehmer. Bis zur Grenze können Umsätze befreit sein; der grenzüberschreitende Umsatz und die folgenden Umsätze sind steuerpflichtig.
Beispiel bestehendes Unternehmen: Dein Umsatz 2025 betrug 20.000 €. Dann kannst du 2026 die Regelung grundsätzlich bis zur laufenden Grenze von 100.000 € nutzen. Erzielst du 2026 insgesamt 40.000 €, entfällt sie wegen des Vorjahresumsatzes für 2027. Die 2026 zuvor rechtmäßig befreiten Umsätze werden dadurch nicht rückwirkend steuerpflichtig.
Shopify für befreite Inlandsumsätze einstellen
Kläre zuerst deinen Steuerstatus und die betroffenen Verkäufe. Hinterlege in Shopify keine deutsche Umsatzsteuerregistrierung, die für deine nach § 19 befreiten Inlandsumsätze eine Erhebung auslöst. Prüfe die Einstellung unter „Steuern und Zollgebühren“ und kontrolliere zusätzlich die Steuerlogik deiner Rechnungs-App.
Das Abschalten einer deutschen Steuererhebung bedeutet nicht, dass weltweit jede Bestellung steuerfrei ist. Andere Registrierungen, Zielländer und Sonderfälle sind getrennt zu prüfen. Teste mindestens eine deutsche Bestellung, eine Erstattung und gegebenenfalls eine Auslandsbestellung, bevor du die automatische Belegerstellung einschaltest.
Was auf die Kleinunternehmer-Rechnung gehört
Für Umsätze unter § 19 Absatz 1 UStG regelt § 34a UStDV die Mindestangaben. Dazu gehören Namen und Anschriften beider Parteien, eine zulässige steuerliche Identifikationsnummer des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie das Entgelt und der Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung.
Bei einer zuvor vereinbarten Abrechnung durch den Leistungsempfänger gehört zusätzlich die Bezeichnung „Gutschrift“ auf das Dokument. Eine eigene Rechnungsnummer bleibt für Zuordnung und Archivierung sinnvoll, ist aber nicht Bestandteil der Mindestliste des § 34a. Die allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Absatz 4 dürfen deshalb nicht unverändert als Pflichtliste für Kleinunternehmer dargestellt werden.
Eine geeignete Formulierung ist beispielsweise: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Weise keinen separaten Umsatzsteuerbetrag aus. Ein unzutreffender Steuerausweis kann eine Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen; die konkrete Berichtigung gehört mit der Steuerberatung geklärt.
Verkäufe ins Ausland gesondert prüfen
Entscheidend ist zunächst, in welchem Land der Umsatz steuerbar ist. Die deutsche Befreiung nach § 19 gilt nicht automatisch für Umsätze, die in einem anderen Mitgliedstaat steuerbar sind. Seit 2025 gibt es dafür das besondere EU-Meldeverfahren nach § 19a UStG mit Registrierung und weiteren Voraussetzungen.
Auch die 10.000-€-Schwelle für bestimmte EU-Fernverkäufe, eine mögliche OSS-Teilnahme und innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen müssen zum Geschäftsmodell passen. Ein Shopify-Tag oder ein Schalter in einer App entscheidet nicht über die rechtliche Anwendbarkeit. Mehr zu den getrennten Steuerfällen steht in OSS in Shopify einrichten.
Buchhaltung und Automatisierung
Kleinunternehmer müssen Geschäftsvorfälle weiterhin vollständig und nachvollziehbar dokumentieren. Die Befreiung betrifft die Umsatzsteuer, nicht sämtliche Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten. Ob eine Einnahmenüberschussrechnung ausreicht oder eine Buchführungspflicht besteht, richtet sich nach den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen.
zrapp kann Belege in sevdesk oder Lexware Office nach der eingerichteten §-19-Konfiguration erzeugen. Diese Einstellung hat in der App Vorrang vor anderen Steuerzuordnungen. Aktiviere sie deshalb nur für einen rechtlich passenden Anwendungsfall und prüfe Auslandsverkäufe gesondert. Die technische Priorität ist keine Bestätigung, dass § 19 für jede Bestellung gilt.
Wenn die Grenze näher rückt
Überwache den maßgeblichen Gesamtumsatz regelmäßig und plane die Umstellung, bevor die Grenze überschritten wird. Passe Shopify-Steuern, Rechnungsvorlagen und die Buchhaltungsanbindung gemeinsam an. Entscheidend ist der richtige Zeitpunkt je Umsatz; bereits ausgestellte Belege sollten nicht pauschal neu geschrieben werden.
Für die E-Rechnung gilt eine weitere Besonderheit: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen seit 2025 aber grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Details zum Empfang stehen im B2B-Leitfaden.
