Was übertragen wird
Für jede übertragene Bestellung entsteht in sevdesk ein Beleg, der die Shopify-Daten strukturiert abbildet: Kontaktdaten des Käufers, die einzelnen Positionen mit Menge und Einzelpreis, Versandkosten als eigene Position, Rabatte und die zugeordneten Steuersätze.
Die Belegreferenz enthält die Shopify-Bestellnummer. Damit lässt sich jeder Beleg in sevdesk eindeutig einer Bestellung zuordnen — die Voraussetzung dafür, dass deine Steuerberatung Auszahlungen und Einzelbelege abgleichen kann.
Für den API-Token brauchst du einen passenden sevdesk-Zugang. sevdesk nennt für die deutsche Systemversion 2.0 den Tarif Buchhaltung Pro. Der kostenlose Rechnungs-Tarif ist deshalb kein pauschaler Einstieg in diese API-Anbindung. Bei älteren Konten können Freischaltungen abweichen.
Wann eine Rechnung entsteht
Erst der Zahlungseingang löst die Übertragung aus. Das ist eine bewusste Entscheidung: Eine Bestellung, die angelegt und nie bezahlt wird, soll keinen Beleg erzeugen, der anschließend storniert werden muss.
Praktisch heißt das: Integration, Abrechnung und Automatisierung müssen aktiv sein, dann überträgt zrapp bezahlte Bestellungen über den Paid-Flow. Wer lieber kontrolliert, lässt die Automatik aus und überträgt einzelne Bestellungen von Hand aus dem Dashboard.
Wie der Steuerfall bestimmt wird
Welcher Steuerfall auf einem Beleg landet, entscheidet zrapp in einer festen Reihenfolge — von der spezifischsten zur allgemeinsten Regel. Grundlage sind deine Konfiguration, das Lieferland und die Daten, die in der Bestellung stehen.
Die aktivierte Kleinunternehmer-Konfiguration hat technisch Vorrang vor weiteren Zuordnungen. Daraus folgt nicht, dass § 19 für jeden Auslandsverkauf rechtlich gilt. Prüfe insbesondere Lieferort, Zielland und gegebenenfalls das Verfahren nach § 19a UStG, bevor du diesen Modus für internationale Bestellungen verwendest.
Die Zuordnung ist ein technischer Vorgang auf Basis deiner Angaben. Fehlende oder widersprüchliche Daten und steuerliche Sonderfälle bleiben Prüffälle. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; Stand ist September 2026.
- Priorität 0 — Kleinunternehmer-Konfiguration: Die App erzeugt Belege ohne Umsatzsteuer mit §-19-Hinweis. Verwende diesen Modus nur, wenn er für die betroffenen Umsätze zutrifft.
- Priorität 1 — EU-B2B-Konfiguration: Die App nutzt die erfassten Geschäftskundendaten für die Steuerzuordnung. Warenlieferungen und Reverse-Charge-Dienstleistungen benötigen jeweils passende Voraussetzungen und Nachweise; eine USt-IdNr. allein bestätigt nicht jede Steuerbefreiung.
- Priorität 2 — Standardregeln: Lieferung nach Deutschland mit deutscher Umsatzsteuer, EU-Privatkunden je nach OSS-Konfiguration, Drittland ohne Umsatzsteuer.
- Priorität 3 — Rückfall: Greift keine der Regeln eindeutig, bleibt die Bestellung ein Prüffall und wird nicht stillschweigend mit einem geratenen Steuersatz übertragen.
Einrichtung Schritt für Schritt
Voraussetzungen sind ein aktiver Shopify-Shop, ein sevdesk-Konto mit Zugriff auf den API-Token und die Entscheidung, ob du mit Regelbesteuerung oder als Kleinunternehmer arbeitest.
Beim Einrichten gleicht zrapp deinen gewählten Steuerstatus mit den Einstellungen deines sevdesk-Kontos ab. Wählst du Regelbesteuerung, während in sevdesk der Kleinunternehmerstatus aktiv ist, bekommst du eine Warnung — bevor daraus fehlerhafte Belege entstehen.
- zrapp im Shopify App Store installieren.
- In den zrapp-Einstellungen auf „sevdesk verbinden“ klicken und den sevdesk-API-Token eintragen.
- Steuerregeln festlegen: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung, OSS-Teilnahme, Rechnungsversand.
- Eine einzelne Bestellung von Hand übertragen und den Beleg in sevdesk prüfen.
- Erst wenn der Testbeleg stimmt, die Automatisierung einschalten und die Prüffälle im Blick behalten.
Was an Shopify zurückfließt
Die Verbindung läuft nicht nur in eine Richtung. Nach jeder erstellten Rechnung schreibt zrapp die Belegdaten als Metafelder im Namensraum `zrapp` an die Shopify-Bestellung zurück — unter anderem Beleg-ID, Belegnummer, Status und Zeitstempel der Übertragung.
Damit siehst du direkt in der Bestellung, ob und unter welcher Nummer ein Beleg existiert. Die Felder lassen sich in Shopify Flow weiterverarbeiten, in Reports anzeigen oder aus eigenen Integrationen auslesen.
In sevdesk bekommt jeder Beleg zusätzlich ein Schlagwort nach Steuerfall — etwa Inland, Reverse-Charge, OSS, Drittland, Kleinunternehmer oder Land-XX. Damit filterst du in sevdesk direkt nach Steuertyp, was die Umsatzsteuervoranmeldung und die Abstimmung mit der Steuerberatung spürbar vereinfacht.
Gebühren und Auszahlungen: warum das Bankkonto anders aussieht
Zahlungsanbieter behalten Transaktionsgebühren ein, bevor der Betrag bei dir ankommt. Bei einer Bestellung über 100 Euro und einer Gebühr von 1,9 Prozent plus 25 Cent landen 97,85 Euro in der Auszahlung — der Beleg lautet aber über 100 Euro. Beides ist richtig.
zrapp bildet bewusst den vollen Bestellwert auf dem Beleg ab und verbucht die Gebühr nicht mit. Sie wird separat erfasst, etwa über den Kontoabgleich der Bankanbindung in sevdesk oder als eigener Aufwandsbeleg.
Dazu kommt, dass Shopify gebündelt auszahlt und nicht je Bestellung. Dass eine Auszahlung mehrere Bestellungen zusammenfasst, ist normal — die Belegreferenzen machen den Abgleich möglich.
Gutschriften und Erstattungen
Bei einer Erstattung legt zrapp automatisch eine Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag an — auch dann, wenn du in Shopify nur einen Teil erstattet hast.
Teilerstattungen musst du deshalb in sevdesk manuell korrigieren. Wer das nicht möchte, schaltet die automatische Gutschrift in den zrapp-Einstellungen ab und legt Gutschriften selbst an.
sevdesk oder Lexware Office?
Beide Anbieter decken den Kern ab: Belege erstellen, Umsatzsteuer zuordnen, an die Steuerberatung übergeben. Die Unterschiede liegen im Detail — Preisstruktur, Bedienung, Umfang der mobilen App und die Frage, welches System deine Steuerberatung ohnehin einsetzt.
Der letzte Punkt wiegt in der Praxis am schwersten. Wenn deine Kanzlei bereits mit einem der beiden arbeitet, ist die Entscheidung meist gefallen, bevor der Funktionsvergleich beginnt. Wer sie noch treffen muss, findet Preise und Funktionen nebeneinander in sevdesk oder Lexware Office für Shopify.
zrapp unterstützt beide. Wer Lexware Office einsetzt, findet die Einrichtung unter Shopify mit Lexware Office verbinden.
Ehrliche Grenzen
Damit du weißt, woran du bist — das leistet zrapp bewusst nicht:
- Keine qualifizierte VIES-Prüfung: Die Reverse-Charge-Zuordnung nutzt die in der Bestellung hinterlegte USt-IdNr. Ob sie gültig ist, prüfst du beziehungsweise deine Steuerberatung.
- Kein direkter DATEV-Transfer: zrapp erstellt Belege in sevdesk. Der DATEV-Export läuft anschließend über sevdesk selbst.
- Nicht jeder Steuerfall automatisch: Sonderfälle sowie fehlende oder widersprüchliche Angaben bleiben Prüffälle.
- Keine Teilgutschrift: Erstattungen erzeugen immer eine Gutschrift über den vollen Betrag.
