Was die Empfangspflicht seit dem 1.1.2025 konkret bedeutet
Anders als die gestaffelte Ausstellungspflicht (die schrittweise bis 2028 greift) gilt die Empfangspflicht ohne Übergangsfrist: Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland in der Lage sein, von einem anderen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung anzunehmen. Das betrifft auch dich als Shopify-Händler, sobald du im B2B-Bereich Leistungen einkaufst, etwa von Agenturen, Lieferanten oder Software-Anbietern.
Entscheidend: Die Empfangspflicht hängt nicht von deinem Umsatz ab. Selbst Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Unternehmen, die selbst noch im Stufenplan-Übergang sind, müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Den genauen Zeitplan für die Ausstellung erklären wir im Beitrag zur E-Rechnungspflicht und dem Stufenplan 2025–2028.
E-Rechnung ist nicht gleich PDF
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, kein eingescanntes oder per E-Mail verschicktes PDF. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, also menschen- und maschinenlesbar zugleich).
Für den Empfang heißt das: Du musst das enthaltene XML auslesen, prüfen und revisionssicher speichern können, nicht nur die PDF-Ansicht. Welches Format wann sinnvoll ist, vergleichen wir im Detail unter ZUGFeRD oder XRechnung.
- XRechnung: reines XML-Format, verbreitet im Behördenumfeld (B2G).
- ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, ideal für gemischte B2B-Workflows.
- Norm EN 16931: gemeinsame europäische Basis beider Formate.
- Klassisches PDF oder Papier: erfüllt die E-Rechnungs-Definition nicht.
So richtest du den Empfang sauber ein
Technisch ist der Einstieg niedrigschwellig: Für den reinen Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Vor Buchung und Vorsteuerabzug solltest du Format, Lesbarkeit und Pflichtangaben prüfen; eine technische Validierung ist sinnvoll, aber nicht Voraussetzung dafür, eine Datei überhaupt empfangen zu können.
Für die Aufbewahrung ist mindestens der strukturierte Teil in ursprünglicher und unversehrter Form maßgeblich. Enthält der sichtbare Teil eines hybriden Belegs zusätzliche steuerlich relevante Informationen, ist auch er aufzubewahren. Das BMF stellt zugleich klar, dass eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems nicht allein deshalb automatisch gegen § 14b UStG verstößt.
Der B2B-Workflow: empfangen und versenden in einem Fluss
Trenne eingehende Lieferantenrechnungen von ausgehenden Kundenrechnungen. Für EU-B2B-Warenlieferungen sind die Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung maßgeblich. Bei bestimmten grenzüberschreitenden Dienstleistungen kann dagegen Reverse Charge greifen. Beides benötigt passende Daten und Nachweise, ist aber nicht derselbe Steuerfall.
Mit belegio entstehen E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) automatisch aus jeder Shopify-Bestellung, gehostet in Frankfurt, DSGVO-konform. Wer die Belege zusätzlich in eine Buchhaltung übergeben will, verbindet Shopify direkt mit sevdesk oder Lexware Office. Wie automatischer Belegversand grundsätzlich funktioniert, liest du unter automatische Rechnungen mit belegio.
Steuerlogik im B2B richtig abbilden
Bei steuerpflichtigen Inlandsumsätzen kommen häufig 19 oder 7 Prozent in Betracht; Befreiungen und Sonderfälle sind getrennt zu prüfen. Für EU-B2C-Fernverkäufe kann die Steuer im Zielland anfallen und über OSS gemeldet werden. Eine gültige USt-IdNr. allein ist noch kein vollständiger Nachweis für eine steuerfreie Warenlieferung.
Diese Logik gehört nicht in eine manuelle Excel-Liste, sondern in einen automatischen Workflow. Wie du Bestellungen ohne Medienbruch verbuchst, vergleichen wir unter Shopify-Bestellungen automatisch verbuchen. Auch für österreichische und Schweizer Shops gelten eigene Schwellen, etwa die Kleinunternehmergrenze von 55.000 € brutto in Österreich oder die MwSt-Pflicht ab CHF 100.000 Umsatz in der Schweiz.
Häufige Stolperfallen vermeiden
Die meisten Fehler entstehen nicht beim Senden, sondern beim Empfang und der Aufbewahrung. Wer bei einer strukturierten E-Rechnung nur eine Darstellung und nicht den maßgeblichen strukturierten Originalteil speichert, kann die Aufbewahrungsanforderungen verfehlen. Die Empfangspflicht besteht unabhängig davon, ob du selbst bereits E-Rechnungen ausstellen musst.
- Nur eine PDF-Darstellung statt des maßgeblichen strukturierten Originalteils speichern.
- Empfangspflicht ignorieren, weil noch keine Ausstellungspflicht greift.
- USt-IdNr. bei EU-B2B nicht prüfen: Reverse-Charge wird angreifbar.
- Pflichtangaben nach § 14 UStG nicht validieren vor der Verbuchung.
