Welche Daten nach DATEV müssen
Shopify stellt Bestell-, Transaktions- und Auszahlungsdaten bereit. Eine Bestell-CSV ist aber kein fertiger DATEV-Buchungsstapel und ersetzt nicht automatisch die zugehörigen Rechnungen. Für die Buchhaltung müssen Umsätze, Steuern, Gebühren, Rückzahlungen und Belegreferenzen zusammenpassen.
Die Wahl der Übertragung hängt davon ab, wo deine Rechnungen entstehen, wo Zahlungen zugeordnet werden und mit welchen DATEV-Anwendungen die Kanzlei arbeitet. Ein einziger allgemeiner „Shopify-Export“ beschreibt diese Aufgaben nicht ausreichend.
Ein möglicher Weg: Buchhaltungssoftware als Zwischenstation
Belege erzeugen: Übertrage Shopify-Bestellungen mit einer passenden Anbindung nach sevdesk oder Lexware Office. Dort entstehen die benötigten Rechnungsbelege. Steuerfälle, Positionen und Referenzen müssen bereits bei diesem Schritt stimmen.
Daten übergeben: Nutze danach das mit der Kanzlei vereinbarte Export- oder Übertragungsverfahren der Buchhaltungssoftware. Das ist ein verbreiteter Weg, aber nicht die einzige mögliche Architektur.
Der entscheidende Punkt: Die Qualität des DATEV-Exports hängt fast vollständig an der Qualität von Stufe eins. Was dort falsch ankommt, exportiert sich anschließend sauber falsch.
DATEV-Datenservice für Shopify Payments
DATEV bietet einen eigenen „Datenservice Zahlungsdienstleister für Shopify“. Er überträgt relevante Zahlungsdaten aus Shopify Payments in den DATEV-Ablauf. Prüfe mit deiner Kanzlei die Voraussetzungen, Einrichtung und Abdeckung für dein Konto.
Dieser Zahlungsdatenservice ist von einer Rechnungserstellung zu unterscheiden. Für einen vollständigen Ablauf müssen die Rechnungsbelege weiterhin vorhanden und den Zahlungen zuordenbar sein. Auch andere Zahlungsanbieter oder Marktplätze können eigene Datenwege benötigen.
DATEV Unternehmen Online
Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV Unternehmen Online — einer Plattform, über die Mandant und Steuerberatung Belege und Buchungsdaten austauschen.
Für dich heißt das in der Regel: Du lädst Belege hoch oder exportierst sie aus deiner Buchhaltungssoftware dorthin, und die Kanzlei arbeitet damit weiter. Ob dein Steuerberater diesen Weg nutzt oder einen anderen, solltest du klären, bevor du dich für ein Exportverfahren entscheidest.
Wo es in der Praxis klemmt
Die typischen Rückfragen der Steuerberatung entstehen selten beim Export selbst. Sie entstehen davor:
- Auszahlungen als Umsatz gebucht. Shopify zahlt gebündelt aus und zieht Gebühren ab. Der Auszahlungsbetrag ist nicht der Umsatz — gebucht gehört der Bruttobetrag je Bestellung, die Gebühr separat.
- Gebühren nicht erfasst. Wer sie im Auszahlungsbetrag verschwinden lässt, verliert eine Betriebsausgabe und bekommt eine Differenz, die niemand erklären kann.
- Steuerfälle nicht getrennt. Inland, innergemeinschaftliche Lieferung, OSS und Drittland müssen unterscheidbar sein. Landen sie alle auf demselben Konto, ist die Voranmeldung Handarbeit.
- Keine eigene Rechnungsnummer. Die Shopify-Bestellnummer genügt steuerrechtlich nicht. Fehlt ein eigener Nummernkreis, fehlt die Zuordnung.
- Erstattungen nicht als Gutschrift. Eine Rückerstattung ist kein negativer Umsatz, sondern ein eigener Beleg.
Was du mit der Steuerberatung vorher klären solltest
Diese Punkte einmal am Anfang zu besprechen, spart über ein Geschäftsjahr mehr Zeit als jede Optimierung am Export.
- Welchen Kontenrahmen nutzt die Kanzlei — SKR03 oder SKR04?
- Auf welches Konto gehören die Zahlungsanbieter-Gebühren?
- Wie sollen OSS-Umsätze getrennt werden?
- Wie werden Erstattungen und Rückbuchungen behandelt?
- Wird über DATEV Unternehmen Online gearbeitet oder über einen Dateiexport?
- In welchem Rhythmus soll exportiert werden — monatlich, quartalsweise?
Wo zrapp in dieser Kette steht
zrapp deckt Stufe eins ab: Bezahlte Shopify-Bestellungen werden zu Belegen in sevdesk oder Lexware Office, mit zugeordnetem Steuerfall, einzelnen Positionen, Versand und Rabatten — und mit einer Referenz auf die Bestellung.
Stufe zwei macht zrapp nicht. Der DATEV-Export läuft anschließend über die Buchhaltungssoftware selbst. Das ist keine Lücke, sondern Arbeitsteilung: Die Schnittstelle dort ist gepflegt, eine zweite daneben wäre ein zusätzlicher Fehlerort.
Was zrapp dagegen beeinflusst, ist die Qualität dessen, was exportiert wird — Steuerfälle, Belegreferenzen und die Trennung von Rechnungsbetrag und Auszahlung. Die Einrichtung steht in Shopify mit sevdesk verbinden und Shopify mit Lexware Office verbinden.
