Erst prüfen: Office oder Desktop?
Lexware führt zwei Produktlinien, die leicht verwechselt werden. Lexware Office ist die Cloud-Lösung, die du im Browser mit einem Online-Login nutzt — vor der Umbenennung hieß sie lexoffice. Daneben gibt es die klassischen Desktop-Programme wie Lexware buchhalter oder financial office, die du als Software auf dem Rechner installierst.
zrapp arbeitet ausschließlich mit Lexware Office. Die Desktop-Reihe bietet keine vergleichbare Schnittstelle. Wenn du unsicher bist, welche Variante bei dir läuft, kläre das vor der Installation — das erspart dir eine Einrichtung, die nicht funktionieren kann.
Für die hier beschriebene Verbindung benötigst du Lexware Office XL. Ein niedrigerer Tarif kann Rechnungen unterstützen, stellt aber den von zrapp verwendeten Public-API-Zugang nicht bereit. Prüfe bei bestehenden Konten die tatsächlich freigeschalteten Funktionen.
Schritt für Schritt verbinden
Installiere zrapp aus dem Shopify App Store. Öffne anschließend in Lexware Office „Erweiterungen → Weitere Apps → Public API“ oder die API-Schlüsselverwaltung. Erstelle einen eigenen Schlüssel für die Anbindung und kopiere ihn, bevor du das Fenster schließt.
Trage den Schlüssel in den Lexware-Office-Einstellungen von zrapp ein. Prüfe Verbindung und Berechtigungen für die verwendeten Funktionen. Lexware unterstützt individuell begrenzte Berechtigungen; ein eingeschränkter Schlüssel muss alle Ressourcen erlauben, die dein Ablauf tatsächlich benötigt.
Richte Steuermodus, Rechnungserstellung, Versand und gegebenenfalls Lieferscheine ein. Übertrage zuerst eine bezahlte Testbestellung und prüfe Kunde, Positionen, Steuersatz und Rechnungsnummer. Für die automatische Übertragung müssen Integration, aktive Testphase beziehungsweise Abo und Automatisierung aktiviert sein. Beachte außerdem das Ablaufdatum deines API-Schlüssels.
Was übertragen wird
zrapp bildet die Shopify-Bestellung als Beleg in Lexware Office ab: Kontaktdaten, Positionen mit Menge und Einzelpreis, Versandkosten, Rabatte und die zugeordneten Steuersätze. Die Belegreferenz trägt die Shopify-Bestellnummer.
Bestehende Kontakte in Lexware Office verändert zrapp dabei nicht. Ein gefundener Kontakt wird verwendet, nicht überschrieben — damit gepflegte Stammdaten erhalten bleiben.
Wann ein Beleg entsteht
Drei Bedingungen müssen zusammenkommen: Die Lexware-Office-Integration ist verbunden, die Abrechnung ist aktiv, und die Automatisierung ist eingeschaltet.
Der Bestelleingang allein löst keine Rechnung aus — erst der Zahlungseingang. Das verhindert Belege für Bestellungen, die nie bezahlt werden und anschließend storniert werden müssten.
Wie der Steuerfall bestimmt wird
zrapp ordnet jede Bestellung technisch einem Steuerfall zu — anhand deiner Konfiguration, des Lieferlands und der vorhandenen Bestelldaten. Die Zuordnung folgt festen Prioritäten, damit das Ergebnis in jeder Konstellation nachvollziehbar bleibt.
Das ist eine technische Klassifizierung, keine steuerliche Prüfung. Sonderfälle — etwa fehlende Ausfuhrnachweise oder widersprüchliche Kundendaten — bleiben Prüffälle. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; Stand ist September 2026.
- Priorität 0 — Kleinunternehmer-Konfiguration: Die App erstellt Belege ohne Umsatzsteuer mit §-19-Hinweis. Prüfe vorher die Anwendbarkeit, besonders bei Auslandsumsätzen; eine technische Priorität ist keine steuerliche Bestätigung.
- Priorität 1 — EU-B2B-Konfiguration: Die Bestelldaten werden technisch einem Steuerfall zugeordnet. Warenlieferung und Reverse-Charge-Dienstleistung brauchen jeweils passende Voraussetzungen und Nachweise. Eine USt-IdNr. allein ersetzt diese Prüfung nicht.
- Priorität 1,5 — Steuerbefreit: Sind alle Positionen in Shopify als nicht steuerpflichtig markiert, entsteht der Beleg entsprechend ohne Steuer.
- Priorität 2 — Standardregeln: Inland mit deutschem Steuersatz, EU-Privatkunden je nach OSS-Konfiguration, Drittland ohne Umsatzsteuer.
E-Rechnung: Profile, Leitweg-ID und Buyer Reference
zrapp unterstützt die von Lexware Office angebotenen E-Rechnungsprofile, darunter XRechnung und ZUGFeRD. Für eine XRechnung verlangen öffentliche Auftraggeber zusätzliche Empfängerangaben — typischerweise eine Leitweg-ID beziehungsweise Buyer Reference.
Diese Angabe pflegst du am Kontakt in Lexware Office, nicht in zrapp. Fehlt sie, kann der Beleg formal unvollständig sein und vom Empfänger zurückgewiesen werden.
Zum Hintergrund: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt. Ob ein konkreter Beleg als E-Rechnung auszustellen ist, hängt vom Geschäftsvorfall ab und ist mit deiner Steuerberatung zu klären.
Lieferschein beim Versand
Eine Besonderheit gegenüber der sevdesk-Anbindung: Abhängig von deiner Konfiguration erstellt zrapp beim Fulfillment — also wenn die Bestellung in Shopify als versandt markiert wird — zusätzlich einen Lieferschein in Lexware Office.
Das ist praktisch, wenn du den Versandvorgang belegseitig dokumentieren willst, ohne dafür ein zweites Werkzeug zu bedienen. Wer keinen Lieferschein braucht, lässt die Option aus.
Historischer Import
Wer zrapp mitten im Geschäftsjahr einrichtet, hat die bisherigen Bestellungen nicht in Lexware Office. Der historische Import überträgt Bestellungen rückwirkend ab einem von dir gewählten Datum.
Prüfe vor dem Start, ob für den betroffenen Zeitraum bereits Belege bestehen — sonst entstehen Dubletten, die du anschließend von Hand aussortieren musst.
Was an Shopify zurückfließt
Nach jedem erstellten Beleg schreibt zrapp die Belegdaten als Metafelder im Namensraum `zrapp` an die Shopify-Bestellung zurück — Beleg-ID, Belegnummer, Status und Zeitstempel. Damit siehst du in der Bestellung, welche Rechnungsnummer Lexware Office vergeben hat.
Zusätzlich verschlagwortet zrapp die Belege nach Steuerfall — Inland, Reverse-Charge, OSS, Drittland, Kleinunternehmer oder Land-XX. Das erleichtert die Umsatzsteuervoranmeldung und die Abstimmung mit der Steuerberatung.
Gutschriften und Erstattungen
Bei einer Erstattung erstellt zrapp automatisch eine vollständige Gutschrift zur Originalrechnung — unabhängig davon, ob die Erstattung in Shopify vollständig oder nur teilweise war.
Teilerstattungen musst du danach in Lexware Office manuell korrigieren. Alternativ schaltest du die automatische Gutschrift in den Einstellungen ab.
sevdesk oder Lexware Office?
Die Frage, welches der beiden Systeme besser passt, ist von dieser Anleitung getrennt und steht ausführlich in sevdesk oder Lexware Office für Shopify. In der Praxis entscheidet meist, womit deine Steuerberatung ohnehin arbeitet — das wiegt schwerer als jeder Funktionsvergleich.
zrapp unterstützt beide. Die sevdesk-Einrichtung steht unter Shopify mit sevdesk verbinden.
Ehrliche Grenzen
Das leistet zrapp bewusst nicht:
- Kein Lexware Desktop: ausschließlich die Cloud-Lösung Lexware Office.
- Keine qualifizierte VIES-Prüfung: Die Reverse-Charge-Zuordnung nutzt die hinterlegte USt-IdNr., prüft ihre Gültigkeit aber nicht.
- Keine Teilgutschrift: Erstattungen erzeugen immer eine Gutschrift über den vollen Betrag.
- Keine Leitweg-ID-Pflege: Die Angabe gehört an den Kontakt in Lexware Office.
