Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die Software verarbeiten kann. Ein einfaches PDF oder eine Bestellbestätigung ohne diesen Datensatz ist eine sonstige Rechnung. Geeignet sind insbesondere XRechnung und normgerechte ZUGFeRD-Profile.
Die deutsche Pflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. B2C-Verkäufe und grenzüberschreitende Sachverhalte fallen nicht pauschal darunter. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinunternehmer als Aussteller, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte nach § 4 UStG steuerfreie Leistungen.
Der Stufenplan 2025 bis 2028
Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Fristen. Für den Empfang gibt es grundsätzlich keine Übergangsphase. Bei der Ausstellung zählt 2027 der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, nicht der Umsatz des Empfängers.
Ein einfaches PDF braucht während der Übergangsregel die Zustimmung des Empfängers. Für Papier gilt diese Zustimmungsvoraussetzung nicht. Die gesetzliche Möglichkeit, bestimmte EDI-Verfahren bis Ende 2027 weiter zu nutzen, ist gesondert zu prüfen.
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung im betroffenen inländischen B2B-Fall |
|---|---|---|
| 2025–2026 | Grundsätzlich möglich machen | Papier zulässig; PDF mit Zustimmung |
| 2027 | Weiter erforderlich | Grundsätzlich E-Rechnung; Papier/PDF-Erleichterung bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € |
| Ab 2028 | Weiter erforderlich | Strukturierte E-Rechnung; gesetzliche Ausnahmen bleiben |
Empfangspflicht: Was seit 2025 schon gilt
Für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Für Prüfung, Zuordnung und Aufbewahrung brauchst du zusätzlich einen nachvollziehbaren Ablauf. Es genügt nicht, nur einen Ausdruck oder eine aus dem XML erzeugte Ansicht abzulegen.
Bewahre zumindest den strukturierten Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form auf und schütze ihn vor unbemerkten Änderungen. Ergänzende Informationen und Anhänge können ebenfalls aufbewahrungspflichtig sein. Ein bloßes Umbenennen in PDF ersetzt diesen Ablauf nicht. Wie du ihn einrichtest, steht in E-Rechnung empfangen.
Warum Shopify nativ kein ZUGFeRD oder XRechnung kann
Shopify-Bestellbestätigungen sind keine automatisch normgerechten strukturierten E-Rechnungen. Auch ein mit Order Printer erzeugtes Dokument muss anhand seiner tatsächlichen Inhalte und seines Formats geprüft werden. Ein einfaches PDF erfüllt die Strukturvoraussetzung nicht.
Shopify unterstützt Steuerfunktionen einschließlich EU-Steuer- und OSS-Einstellungen. Das ist von der Ausgabe einer deutschen E-Rechnung zu unterscheiden: Steuerberechnung, Rechnungsformat und Archivierung sind getrennte Aufgaben.
So machst du deinen Shopify-Shop e-rechnungsfähig
Prüfe zuerst, welche Bestellungen tatsächlich unter die Pflicht fallen. Wähle anschließend eine Rechnungs-App oder Buchhaltungsanbindung, die das benötigte Format, die Pflichtangaben und die Aufbewahrung in deinem konkreten Ablauf unterstützt. Nicht jede Bestellung muss als deutsche B2B-E-Rechnung ausgegeben werden.
Mit belegio lassen sich automatische Rechnungen mit belegio, inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Wer in vorhandenen Buchhaltungs-Workflows bleiben will, verbindet seinen Shop alternativ direkt: etwa mit sevdesk oder mit Lexware Office. Bei der Auswahl und Einrichtung helfen wir gern – ein Blick auf unsere Leistungen lohnt sich.
Wer eine eigenständige Rechnungssoftware mit integrierter Warenwirtschaft und E-Rechnung sucht – auch unabhängig vom Shop-System – findet mit Invoify eine weitere deutsche Lösung (ZUGFeRD und XRechnung serienmäßig).
Was du bis zu den Fristen vorbereiten solltest
Auch wenn die volle Ausstellungspflicht erst 2027/2028 greift, solltest du früh handeln. Die Empfangspflicht gilt bereits, und eine saubere E-Rechnungs-Infrastruktur spart später Stress und Fehlerquellen.
Prüfe deine Stammdaten (USt-IdNr., vollständige § 14-Pflichtangaben), kläre dein B2B-Anteilsvolumen und entscheide, ob du Belege aus Shopify heraus oder über dein Buchhaltungssystem erstellst. Wer auch grenzüberschreitend verkauft, sollte zusätzlich Österreich (Kleinunternehmergrenze 55.000 € brutto seit 2025) und die Schweiz (MwSt-Pflicht ab CHF 100.000 Umsatz) im Blick behalten.
