Gutschrift, Rechnungskorrektur und Storno unterscheiden
Eine Gutschrift nach § 14 Absatz 2 UStG ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung für die Leistung des Lieferanten ausstellt. Beispiel: Ein Auftraggeber rechnet eine vereinbarte Provision für den Dienstleister ab. Das ist kein Rückzahlungsvorgang.
Erstattet ein Verkäufer wegen einer Retoure, eines Preisnachlasses oder eines Fehlers Geld, geht es regelmäßig um eine Rechnungskorrektur beziehungsweise Stornorechnung. Manche Programme nennen auch diesen Beleg „Gutschrift“ oder „Credit Note“. Entscheidend sind Inhalt und Vorgang; auf dem Kundendokument sollte die Bezeichnung keine Verwechslung mit einer umsatzsteuerlichen Selbstabrechnung auslösen.
Zuerst den ursprünglichen Vorgang prüfen
Suche die betroffene Bestellung, Rechnung und Zahlung zusammen. Gibt es noch keine Rechnung und wurde die Lieferung gar nicht ausgeführt, muss nicht pauschal eine vorhandene Rechnung storniert werden. Bei Anzahlungen oder bereits abgerechneten Umsätzen kann trotzdem eine steuerliche Korrektur nötig sein.
Ist die Rechnung bereits ausgestellt, lösche oder überschreibe sie nicht. Erstelle einen nachvollziehbaren Korrekturbeleg und ordne Zahlung, Erstattung und beide Belege einander zu. Ein Refund im Shopify-Admin ersetzt diese Dokumentation nicht.
Welche Angaben der Korrekturbeleg braucht
Der Beleg muss erkennen lassen, welche ursprüngliche Rechnung und welche Beträge korrigiert werden. Verwende eine eindeutige Belegnummer, Ausstellungsdatum, die passenden Parteien und eine klare Referenz auf die ursprüngliche Rechnung. Gib die korrigierten Positionen, Entgelte und Steuerbeträge zum ursprünglichen Steuerfall an.
Bei einer vollständigen Aufhebung wird der gesamte Betrag korrigiert. Bei einer Teilretoure nur der betroffene Anteil, gegebenenfalls einschließlich erstatteter Versandkosten oder anteiliger Rabatte. Ob eine Software Beträge mit negativem Vorzeichen oder als positiven Credit-Note-Betrag ausgibt, hängt vom Belegformat ab. Prüfe das Ergebnis statt pauschal immer negative Werte zu verlangen.
Voll- und Teilerstattung: ein Zahlenbeispiel
Eine deutsche Rechnung enthält 100,00 € netto und 19,00 € Umsatzsteuer, zusammen 119,00 €. Wird der vollständige Verkauf rückgängig gemacht und der Gesamtbetrag erstattet, entspricht die Korrektur diesen ursprünglichen Beträgen.
Wird genau die Hälfte einer gleichmäßig besteuerten Leistung erstattet, beträgt die Teilkorrektur 50,00 € netto plus 9,50 € Umsatzsteuer, also 59,50 € brutto. Die verbleibende Hälfte bleibt bestehen. Bei mehreren Steuersätzen, Rabatten oder Versandkosten muss die Aufteilung anhand der tatsächlich betroffenen Positionen erfolgen.
§ 17 UStG und § 14c UStG betreffen verschiedene Fälle
Ändert sich das Entgelt für einen steuerpflichtigen Umsatz, verlangt § 17 UStG grundsätzlich eine Anpassung der Umsatzsteuer und gegebenenfalls des Vorsteuerabzugs. Die Korrektur gehört in den gesetzlich maßgeblichen Besteuerungszeitraum. Das Datum eines Korrekturbelegs allein entscheidet nicht jeden Fall.
§ 14c UStG betrifft dagegen einen unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis. Dafür gelten eigene Voraussetzungen der Berichtigung. Vermische eine normale Retourenerstattung nicht mit diesem Verfahren. Zeitpunkt und Sonderfälle solltest du mit der Steuerberatung abstimmen.
OSS, EU-B2B und Kleinunternehmer
Eine über OSS gemeldete EU-B2C-Lieferung ist normalerweise im Zielland besteuert und deshalb nicht einfach steuerfrei. Eine Retoure muss zum ursprünglichen Zielland und Steuersatz passen; außerdem ist die OSS-Meldung nach den dafür geltenden Korrekturregeln zu berücksichtigen.
Bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung, einer Ausfuhr oder einem nach § 19 befreiten Umsatz bleibt die Korrektur beim ursprünglichen Steuerfall, sofern dieser zutreffend war. Innergemeinschaftliche Warenlieferungen und Reverse-Charge-Dienstleistungen sind rechtlich unterschiedliche Fälle. Ein Refund ist kein Anlass, sie neu gleichzusetzen.
Archivierung und E-Rechnung
Bewahre Originalrechnung, Korrekturbeleg und die zugehörigen Zahlungsdaten so auf, dass der Ablauf nachvollziehbar bleibt. Die Originalrechnung wird durch einen Storno nicht aus dem Archiv entfernt.
Soweit die E-Rechnungspflicht auf den Vorgang anzuwenden ist und keine Übergangsregel oder Ausnahme greift, müssen relevante Rechnungskorrekturen ebenfalls im erforderlichen strukturierten Format erfolgen. Ein zusätzlicher PDF-Ausdruck ersetzt die Aufbewahrung des strukturierten Originals nicht.
Was zrapp bei Refunds leistet
zrapp verarbeitet Shopify-Refund-Ereignisse für die angebundene Buchhaltung. In der aktuellen Umsetzung wird der ursprüngliche Beleg vollständig gutgeschrieben beziehungsweise storniert. Das ist eine wichtige Grenze der Automatik.
Bei einer Teilerstattung ist diese Vollkorrektur nicht automatisch der passende endgültige Beleg. Prüfe den Vorgang und erfasse die erforderliche Teilkorrektur oder den verbleibenden Umsatz in sevdesk beziehungsweise Lexware Office. Aktiviere den Ablauf erst nach einem Test für Voll- und Teilerstattungen. Zur Anbindung: sevdesk und Lexware Office.
